Ochrana osobních údajů – GDPR

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání?

Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou v Milevsku nabízí zájemcům Knihovní řád.

Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které vešlo v účinnost 25. 5. 2018. Za pomoc se zpracováním všech požadavků děkujeme Jihočeské vědecké knihovně a Městské knihovně v Praze.

Jaké osobní údaje sbíráme a proč?

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý.

Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu uživateli, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o výpůjční služby mimo prostor knihovny (absenční výpůjčky) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace či historie výpůjček), ale i některé další služby poskytované přímo v prostorách knihovny (přihlášení na akce). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se k službám přihlašují vyplněním přihlášky.

 

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme znát základní údaje o tom, kdo chce tyto služby využívat, jako je jméno a příjmení, datum narození, adresa a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15ti let potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č.259/2001 Sb.

 

Knihovna dále zpracovává údaje o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (např. členství zdarma).

 

Knihovna zpracovává pouze osobní údaje poskytované čtenářem dobrovolně. 
Čtenář, který nedá souhlas se zpracováním osobních údajů, může užívat pouze služeb, které jsou poskytovány anonymně.

 

Nepovinné údaje jako jako e-mailovou adresu či telefonní číslo využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, připravených rezervací či nových službách a akcích knihovny.

 

Prostřednictvím svého konta může čtenář také nastavit, které informace chce od knihovny dostávat.

 

Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Mezi další nepovinné údaje patří také obecné informace o tom, zda je čtenář student, pracující nebo důchodce, které pak knihovna využívá ke statistickému zpracování.

 

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu pro případ řečení sporných situací i pro přehled čtenáře o historii jeho výpůjček. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání e-mailem na knihovna@knihmil.cz. Po letitých zkušenostech však doporučujeme čtenářům dát souhlas s vedením historie výpůjček. Snadno Vám pak vaše knihovnice/knihovník vyhledá, jakou knihu jste před časem četli, kdo jí napsal a případně doporučí podobné knihy. Studenti mají přehled o četbě, kterou snadno doloží do školy.

 

Na základě znalosti uživatelů a jejich potřeb, můžeme své služby dále rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti slouží dále k rozvoji knihovny, půjčovní doby či nákupu nových knih.

Jak dlouho knihovna Vaše údaje uchovává?

Údaje uchováváme po dobu, po kterou má čtenář platný čtenářský průkaz, prodlouženou o 3 roky.

 

Během této doby má čtenář možnost si čtenářský průkaz obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby knihovna údaje anonymizuje, což znamená, že smažeme údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak již není možné k němu přiřadit. Knihovna je však může nadále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny a to písemně na adrese knihovna@knihmil.cz, poštou nebo osobně. Údaje čtenářů, kteří mají vůči knihovně neuhrazený závazek, neanonymizujeme.

Před provedením anonymizace čtenáře o tomto kroku informujeme. Čtenář si zároveň může zažádat o prodloužení uchování svých osobních údajů o další rok a to i opakovaně.

Jakým způsobem se uchovávají a jak se likvidují?

Osobní údaje čtenáře zaznamenané v listinné podobě se likvidují skartací. Osobní údaje zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány vymazáním základních a dalších (nepovinných) údajů. Údaje o výpůjčkách jsou anonymizovány (což znamená, že smažeme všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit).

Kde své údaje najdete?

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenáři uchovává, nabízí on-line čtenářské konto po přihlášení v katalogu Carmen na webových stránkách www.knihmil.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb a informace o rezervacích.

Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovaných knihovnou, tento výpis může získat
i v elektronické podobě a to do 1 měsíce od podání žádosti.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů knihovně oznámili při nejbližší návštěvě. Některé osobní údaje si čtenáři mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (kontaktní adresu, e-mail a telefon.)

Upozorňujeme, že některé informace zasílá knihovna pouze elektronickou formu. Jde například o upozornění
o blížícím se konci výpůjční doby, pozvánky na akce, oznámení o připravené rezervaci. Tyto zprávy můžeme tedy odesílat pouze v případě, že máme Váš správný e-mail.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna zpracovává osobní údaje svých čtenářů v knihovním systému Clavius a dále je nepředává třetím osobám. Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i svým odpovědným chováním, proto:

  • nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. A pro členy jedné rodiny nabízíme výhodné rodinné registrace 🙂 
  • nesdělujte přihlašovací údaje ke čtenářskému kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době je to pro ochranu osobních údajů zejména nařízení 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25.5.2018. Dohled nad dodržováním nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů.

 

 

 

Comments are closed